根据湘潭市委、市政府办和档案局的工作要求，湘潭市公路局对2001至2011的永久和长期（30年）保存的文书档案进行数字化处理。我局加强组织领导，形成由一把手负总责，办公室主任主管，专职档案员具体负责，组织相关人员对2001年至2011年文书档案重新规范，对需要补充的文件和字迹模糊的文件材料进行补充、修复、整理、归档、编号、编目，最后实施文件扫描。共计扫描文件材料37000多页、录入案卷245盒、条目 4447条。
该项工作的完成，进一步推动我局档案标准化、数字化、信息化、网络化建设使电子文档的管理成为我局档案工作的重点，实现了文书档案资源建设、管理、利用全面提升，档案服务和利用有显著成效。一是档案数字化管理，提高了工作效率。档案数字化管理，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，全部档案信息实现计算机管理，大大节省了时间，极大提高了工作效率。二是信息价值增值，改善了服务质量。充分发挥计算机网络技术的特点，通过网络化服务达到档案信息资源共享，加快了信息传递速度，提高了自动化程度，进一步发掘出档案信息的潜在价值。三是改善了档案工作管理手段和信息环境。数字档案改变了文件传输、接收、存储、检索、拷贝等手段，利用网络与各单位联结，为档案进行数字转化提供高速、便利的信息通道。
